Czy Wspólnota Mieszkaniowa może podejmować uchwały poprzez złożenie przez jej członków oświadczenia woli w formie elektronicznej?

Odpowiedź na to pytanie nie jest łatwe. Trzeba bowiem zauważyć, że ustawa o własności lokali regulująca działalność Wspólnot Mieszkaniowych przewiduje jedynie możliwość głosowania na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd, albo też częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania. Nie wskazano więc w niej formy w jakiej uchwała ta może zostać podjęta tj. czy oświadczenie woli członka WM musi zostać wyrażone w formie ustnej, pisemnej czy też w sposób dorozumiany.

Pomimo braku wskazania wprost przez ustawodawcę możliwości oddawanie głosów poprzez składanie oświadczeń woli w formie elektronicznej, należy odnieść się do uregulowań zawartych w Kodeksie cywilnym.  Stosownie do treści art. 60 Kodeksu cywilnego (dalej – k.c.) – Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). W literaturze przedmiotu powszechną jest koncepcja, że oświadczenie woli może zostać ujawnione w postaci elektronicznej poprzez przesłanie go za pomocą poczty elektronicznej (wiadomość email). Wobec takiego zapisu w ustawie – k.c., oraz braku uregulowań w ustawie o własności lokali dotyczących formy elektronicznej głosowania nad uchwałami WM, a także braku wyłączenia możliwość  zbierania głosów w takiej formie, należy uznać, że jest ona dopuszczalna.

 II.  Podejmowanie uchwały w formie elektronicznej

Skoro istnieje możliwość głosowania nad uchwałami WM w formie elektronicznej tj. np. za pomocą wiadomości email, należy zastanowić się jak to uczynić. Dla złożenia oświadczenia woli w formie elektronicznej niezbędne jest przekazanie go za pomocą systemu informatycznego innej osobie w taki sposób aby mogła się ona zapoznać z jego treścią(1), oraz aby była możliwość zidentyfikowania osoby, od której to oświadczenie pochodzi(2). Brak jakichkolwiek uregulowań w ustawie o własności lokali skłania do zastosowania w drodze analogii uregulowań dotyczących spółek kapitałowych zawartych w Kodeksie spółek handlowych (dalej – k.s.h.). Zgodnie z przyjętymi w ksh unormowaniami dotyczącymi sposobu głosowania, możliwe jest głosowanie za pomocy wiadomości emailowych pod warunkiem dopuszczenia w umowie spółki takiej możliwości.

Uchwała dotycząca sposobu głosowania

Zważywszy na unormowania zawarte w k.s.h., należy stwierdzić, że dla przyjęcia możliwości głosowania nad uchwałami przez członków WM w formie elektronicznej, niezbędne jest powzięcie stosownej uchwały w tym przedmiocie. Podkreślenia wymaga fakt, że na podstawie powziętej uchwały powstanie nowa możliwość przekazywania oświadczenia woli, obok już istniejących – głosowania na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd. Wobec zapisów zawartych w ustawie o własności lokali – nie można wprowadzić obligatoryjnego (obowiązkowego) sposobu głosowania w tej formie elektronicznej. Podjęcie takiej uchwały mogłoby bowiem prowadzić do naruszanie jednego z podstawowych uprawnień przysługujące członkowi WM. Trzeba pamiętać, że nie wszyscy właściciele lokali wchodzący w skład WM muszą posiadać dostępu do Internetu, czy też niezbędne umiejętności w tym zakresie.

Oddawanie głosów nad uchwałami przez email

Jak wskazano powyżej dla wywołania skutków prawnych danego oświadczenia woli niezbędna jest pewność adresata co do osoby nadawcy. Wobec czego, podejmując uchwałę w przedmiocie dopuszczenia możliwości głosowania przez email, do tekstu owej uchwały należałoby załączyć formularz, w którym członkowie Wspólnoty Mieszkaniowej dodatkowo złożyliby oświadczenie o wyrażeniu zgody na głosowanie nad uchwałami w formie elektronicznej oraz wskazywaliby adresy emailowe, z których będą pochodzić ich oświadczenia woli. W informacji przekazanej członkom Wspólnoty przed powzięciem uchwały, należy zaznaczyć, że jako głosy będą traktowane tylko oświadczenia woli wysłane ze wskazanych przez członków WM adresów emailowych. Nadto trzeba wskazać, że na członku WM ciąży obowiązek zabezpieczenia skrzynki emailowej, w szczególności hasła dostępu, przed jej użyciem przez niepowołane osoby.

Wspólnota Mieszkaniowa musi wskazać swoim członkom adres emailowy na który mają oni wysyłać wiadomości email zawierające głosy. Owa skrzynka emailowa powinna mieć włączoną funkcję wysyłającą automatycznej informacji, że dana wiadomość wysłana przez członka WM dotarła do Wspólnoty Mieszkaniowej wraz z określeniem dokładnie daty i godziny. Ważnym jest by email stanowiący głos zawierał w całości treść uchwały, której dotyczy. Ponadto Wspólnota musi posiadać serwer umożliwiający w bezpieczny sposób przechowywanie wiadomości zawierające głosy. Dla bezpieczeństwa radę wydrukować wszystkie emaile pochodzące od członków Wspólnoty Mieszkaniowej.